Dalam bisnis, aturan tidak tertulis tak hanya mencakup sepak terjang di kantor dan isi e-mail,  tapi juga tata krama bicara terhadap kolega.

Bicara dengan atasan mungkin hanya seperlunya, dengan klien baru pun perlu menjaga jarak. Apapun alasan yang melatarbelakangi sikap Anda, mengetahui apa yang harus Anda katakan dan bagaimana seyogianya menjadi pendengar yang baik akan sangat membantu Anda berbincang secara menyenangkan, menjalin jejaring sosial, membangun karier yang lebih cemerlang sekaligus membuka peluang bisnis yang menjanjikan.

Begitu seseorang merasa nyaman dengan Anda, Anda pun akan merasakan kenyamanan yang sama, hingga pencapaian tujuan akan berjalan alamiah. Perbincangan bisnis yang menyenangkan tak hanya membantu Anda memperoleh apa yang diinginkan, tapi juga memastikan Anda menuai respek. Hal-hal dasar apa saja yang perlu diperhatikan dalam perbincangan bisnis?

Bersikap Formal

Sikap dasar ini tampak sepele, padahal pengaruhnya penting.

Mulailah dengan berjabat tangan saat berkenalan atau dikenalkan pada seseorang. Panggillah yang bersangkutan dengan sebutan formal, yakni Bapak, Ibu, atau sebutan apa pun yang paling pantas sampai ia membolehkan Anda menyebut nama panggilannya.

Jika pembicaraan bisnis berlangsung melalui telepon, cairkan ketegangan dengan terlebih dulu menyebutkan nama depan Anda dan begitu Anda mendengar namanya disebut, jangan langsung melupakannya.

Pentingnya Mengingat Nama

Mengingat nama seseorang merupakan petunjuk penting bahwa Anda menghargainya. Jadi, apapun caranya, upayakan agar nama rekanan bisnis tersimpan dalam bank memori Anda. Cara termudah mengingatnya adalah menyebut namanya saat mengawali pembicaraan ataupun dengan mengenalkannya kepada rekanan lainnya.

Jangan Mengunyah

Selama pembicaraan berlangsung, tetaplah bersikap formal dan sebisa mungkin hindari mengunyah permen karet, berbicara saat mulut penuh oleh makanan atau meneguk minuman selagi belum tuntas mengucapkan kalimat. Jika terpaksa, mintalah maaf sejenak untuk mengunyah atau menghabiskan makanan tersebut sebentar. Yang pasti, suapkan hidangan sedikit demi sedikit ke dalam mulut dan jangan sampai memenuhi sendok makan.

Ucapkan Terima Kasih

Saat pembicaraan menjelang berakhir, jangan lupa mengulurkan jabat tangan penutup, menyebutkan namanya kembali, sambil bertukar kartu nama. Dengan tetap bersikap formal lewati setiap tahap dalam pembicaraan dengan memperlihatkan keseimbangan antara rasa percaya diri dan sikap bijak.

Saat Anda mengakhiri pembicaraan telepon pun, pastikan Anda tak lupa mengucapkan terima kasih kepada si penelepon atas waktunya dan pastikan hubungan akan berlanjut dengan pembicaraan selanjutnya atau perjumpaan langsung bila memungkinkan.

Pilih Topik Aman

Seperti halnya berada dalam persidangan, apa yang Anda katakan dapat digunakan untuk menyerang balik Anda. Jadi, hati-hati!

Pembicaraan bisnis sama sekali tidak melibatkan unsur emosi, hingga seharusnya memang bebas dari aspek dramatis. Hindari topik agama dan uang yang berisiko memancing emosi dan mengundang perdebatan sengit.

Jika klien menggiring Anda ke topik panas ini, jangan mudah terpengaruh. Tetaplah berpegang pada prinsip Anda dan abaikan komentar-komentar yang muncul. Untuk menghindari seseorang bicara semakin keras dan emosional, cobalah bicara kepada mereka dengan nada rendah guna mencairkan suasana.

Jadi, angkatlah topik di luar dunia bisnis yang tidak mengundang provokasi berupa perdebatan atau kekasaran. Di antara para profesional, topik favorit antara lain olahraga, peristiwa aktual, latar belakang pribadi, dan tentu saja dunia kerja yang memang memberi kesan cerdas. Akan tetapi biasanya orang berusaha mencari sesuatu yang berbeda dengan keseharian mereka sebagai bentuk penyegaran.

Kalaupun pembicaran seputar dunia kerja dijadikan pilihan, pastikan Anda tidak menggosipkan atasan ataupun sesama rekan kerja. Kecuali kalau Anda memang punya berita positif mengenai mereka. Kalau Anda berpegang pada hal-hal tersebut, Anda tak perlu merasa khawatir bakal tergelincir pada pilihan topik yang salah yang gampang berkembang menjadi gosip yang tidak dapat dipertanggungjawabkan.

Jangan Terlalu Banyak Bicara  

Interaksi bisnis yang berkualitas juga membutuhkan percakapan yang mengalir secara sehat. Jadi, meski Anda doyan mengobrol, lebih baik tahan dulu. Jangan sampai Anda mendominasi pembicaraan atau menjadi seseorang yang berbuat hal serupa namun tidak menyadarinya.

Guna menghindari jebakan semacam itu, bangun lingkungan yang terbebas dari gumaman tak berkesudahan. Kalau Anda mendapat pertanyaan, contohnya, perkirakan jawaban yang Anda berikan tak lebih dari 60 detik. Namun jangan pula kelewat pelit.

Curahkan Perhatian

Sekalipun tidak terlihat secara fisik dan tidak bisa pula mengukur perhatian yang ditunjukkan masing-masing pihak ketika berkomunikasi di telepon, biarkan lawan bicara menyelesaikan kalimatnya tanpa Anda harus meningkahinya atau mencoba menyelesaikan kalimat yang tengah diucapkan untuknya. Sebaliknya, saat giliran Anda bicara, pihak lain pun akan menghargai Anda dengan sikap yang sama.

Kalau Anda ingin memperlakukan rekanan bisnis Anda dengan sikap hormat, pastikan Anda pun memperlakukan setiap orang dalam perusahaan dengan bentuk penghomatan yang kurang lebih sama.Yang dimaksud di sini bukan hanya sosok rekanan bisnis Anda, tapi juga orang lain yang menjadi koleganya dan orang-orang di sekitarnya, semisal asisten pribadinya saat bicara di telepon.

Respek semacam ini akan membuat kesungguhan terpancar dengan sendirinya. Perilaku terpuji ini secara lebih jauh akan sangat membantu Anda ketika orang di ujung telepon memiliki wewenang atau akses langsung ke sosok yang menjadi bisnis inti Anda. Kalau Anda bisa menahan dorongan untuk tidak obral kata dan tetap bersikap penuh hormat pada siapa saja, di lain kesempatan kata-kata Anda justru lebih didengar.

Dengarkan Baik-Baik

Kalau Anda memang bisa menghindari bicara sebanyak yang dikatakan pembawa acara sebuah game , belajarlah menjadi pendengar yang baik. Mendengarkan dengan sepenuh hati akan membantu Anda mengenali lebih dekat lawan bicara Anda sekaligus membentuk ikatan batin yang solid. Ini berarti membangun landasan kokoh menuju kerja sama dan relasi bisnis yang sehat yang tengah Anda rintis.

Yang tak lah penting, biarkan lawan bicara Anda tahu bahwa Anda benar tengah sungguh-sungguh mendengarkannya atau yang lazim disebut sebagai active listening .

Saat berbicara, Anda bisa menggunakan bahasa tubuh (kontak mata, gerakan kepala, dan sebagainya) untuk merespons apa yang dikatakan lawan bicara. Bila perlu, cobalah untuk sesekali menambahkan komentar pendek yang Anda tujukan pada inti pembicaraan. Tunjukkan hal itu sebagai bentuk apresiasi sekaligus menjadi tanda bahwa Anda mengikuti sekaligus mengerti apa yang sedang dibicarakannya. Bayangkan Anda tengah bicara dari hati ke hati dengan seseorang yang kini jadi lawan bicara Anda. Sangat menyebalkan bukan bila ia tidak memberi respons positif?

Mendengarkan secara aktif ini akan jadi sedikit lebih sulit bila lawan bicara Anda tak punya banyak hal yang perlu dibicarakan. Dalam kondisi seperti ini boleh-boleh saja Anda secara halus menjauh atau memutus pembicaraan dan langsung menanyakan apa yang memang tidak Anda pahami.

Kalaupun ia sebetulnya ingin membuka diri, namun tak terampil menuangkannya lewat kata-kata, Anda bisa membantunya dengan mengajukan beberapa pertanyaan terbuka. Yakni pertanyaan yang jawabanya bukan sekadar “ya” atau “tidak”. Selain itu, gunakan kata-kata kunci yang mengarah pada bidang yang Anda minati/kuasai maupun topik yang menarik untuk didengar.

Misalnya, “Saya dengar ada banyak orang yang baru dipromosikan. Menyenangkan sekali ya. Mungkin Bapak bisa ceritakan lebih banyak tentang hal ini,” kepada direktur HRD dari perusahaan rekanan Anda. Kalau Anda mampu melakukannya, dijamin kebekuan gunung es akan mencair dengan sendirinya. Pancingan seperti ini akan membuat mereka merasa nyaman dan percaya diri untuk membuka diri dengan topik yang memang perlu didiskusikan.

Paskaria