Foto: Dok. NOVA

7. PINDAHKAN TELEPON
Meletakkan telepon di meja kerja hanya kan membuyarkan konsentrasi kerja Anda akibat deringannya. Lebih aman bila meletakkannya jauh dari meja Anda untuk meminimalisasikan gangguan.

8. PASANG JADWAL TELEPON
Mintalah bawahan atau sekretaris Anda menyering semua telepon. Jangan lupa memintanya mencatat nama, nomor telepon, dan pesan si penelepon. Sediakan waktu khusus 1-2 jam di pagi hari, sesuai kebutuhan, untuk menghubungi atau membalasi telepon-telepon penting. Langkahini dapat membantu Anda menghindar dari keharusan meladeni semua dering telepon yang masuk. Kalaupun ingin ber “say hello” pada teman-teman secara pribadi (bukan mitra kerja) Anda, toh, masih punya waktu luang di saat tugas-tugas penting sudah rampung.

9. UTAMAKAN HAL TERPENTING
Biasakan mengerjakan hal penting lebih dulu baru melengkapinya dengan detail-detail khusus. Anda akan menghemat waktu sekaligus tak terjebak dalam pembicaraan yang tak perlu. Dengan cara ini, orang lain pun akan tahu betapa menghargai waktunya Anda.

10. BERI KODE PESAN TELEPON
Agar lebih efisien, mintalah sekretaris Anda memberi kode tiap pesan telepon yang masuk untuk Anda. Semisal 1 untuk pesan yang harus dihubungi, 2 untuk pesan yang bila memungkinkan harus dibungi hari ini. Sementara untuk pesan yang bisa ditangani bila ada waktu luang, diberi kode 3 dan 4 untuk pesan sekadar informasi. Dengan hanya membaca kode, Anda bisa langsung menyoritr pesan-pesan telepon yang Anda terima. Ini jauh lebih wfisien letimbang menumpuk semua pesan tadi, tanpa tahu mana yang harus diprioritaskan.

11. JANGAN TERPAKU PADA PESAN SURAT
Sudah jadi kebiasaan orang bila ingin memperoleh jawaban secara cepat, membubuhi tanda “urgent”. Jangan terkecoh. Baca dulu isinya dan klasifikasi sendiri sesuai pendapat Anda.

12. MILIKI KERANJANG BERLABEL
Gunakan keranjang kecil berlabel, “segera”, “butuh jawaban”, dan “harus dibaca”. Beri tanda khusus pada pekerjaan berskala besar. Buatlah file khusus dengan catatan-catatan yang bisa dipaang dan dilepas untk masing-masing pekerjaan, ambil segera kertas-kertas kerja yang berkaitan dengan proyek tersebut kemudian tempelkan di situ. Hingga bila suatu saat harus menjawab surat penting atau membuat laporan, Anda tak perlu buang-buang waktu untuk mencari data penunjang yang dibutuhkan.

13. BACA HANYA SEKALI
Bacalah dokumen-dokumen rutin secara cepat. Namun sediakan waktu lebih untuk membaca laporan kerja atau artikel-artikel yang cukup rumit permasalahnannya secara hati-hati. Akan tetapi hindari membuang waktu untuk membaca ulang materi yan itu-itu juga. Caranya, tandai poin yang Anda anggap penting saat membaca.

Dok. NOVA