Foto: Dok. NOVA

Kalau Anda merasa kewalahan menghadapi setumpuk tugas, jangan panik. Tarik napas dalam-dalam sebelum melakukan aksi merapikan pekerjaan yang kacau balau itu. Dengan sistematis yang tepat, setumpuk pekerjaan pun bisa berlalu tanpa kesulitan.

1. KLASIFIKASI
Hematlah waktu dengan mengklasifikasikan semua pekerjaan dalam 4 kategori, “harus diselesaikan segera”, “bisa ditunda”, “bisa didelegasikan”, dan “perlu ditindaklanjuti” sambil menunggu informasi lebih detail. Cara ini akan membantu Anda berpikir dan bertindak cepat. Kalau sudah terbiasa kelak Anda bisa memberlakukan langkah ini dalam bidang apa saja. Termasuk pekerjaan, janji, kertas kerja, maupun keputusan yang harus Anda ambil.

2. MENEMPATKAN DENGAN TEPAT
Kelompokkan menjadi 4 kategori pula penempatan berkas-berkas. Misalnya, berkas-berkas materi kerja yang digunakan setiap saat, simpanlah dalalm rak khusus dan tempatkan di atas meja Anda agar Anda muudah menjangkaunya saat diperlukan. Kedua, berkas-berkas yang digunakan beberapa kali dalam seminggu, bisa Anda taruh di filing cabinet yang berada di belakang atau samping menja kerja. Sementara berkas-kertas semiaktif yang jarang d imanfaatkan bisa diletakkan di lemari khusus di pojok ruang. Sedangkan berkas-berkas yang tak lagi digunakan, simpanlah di gudang.

3. BUATLAH INDEKS BERKAS
Sebuah daftar sederhana mengenai apa saja yang tersimpan di tiap laci atau map khusus akan sangat menolong Anda saat mencari sebuah surat. Tanpa harus mengobrak-abrik semua laci, Anda dapat dengan mudah menemukan sesuatu.

4. PERTIMBANGAN MATANG
Tidak semua memo atau undangan perlu Anda penuhi. Pertimbangankan baik-bai konsekuensinya. Bila memungkinkan Anda tak hadir tolaklah secara halus. Tentu saja harus dengan pertimbangan matang, bukan untuk mencari “pelarian” dan kesenangan semata.

5. DISTRIBUSIKAN TUGAS
Jangan mngeuras tenanga untuk hal-hal sepele. Namun jangan berhenti ditengah jalan bila Anda telah memulai suatu pekerjaan. Kalau hanya untuk fotokopi atau pekerjaan pekerjaan teknis, jangan ragu meminta bantuan staf Anda. Bila mendesak pun, Anda tinggal memperkerjakan tenaga tambahan untuk menemukan angka-angka laporan selama 3 tahun terakhir, misalnya. Mendistribusikan tugas Anda jauh lebih efisien ketimbang Anda harus menguburkan diri berminggu-minggu mencarinya sendirian, sementara tugas pokok Anda pun jadi terbengkalai.

6. BERSIH TAK BERARTI RAPI
Ada orang yang hanya bisa bekerja bila meja dan lingkungan kerjanya serba rapi, dan teratur. Namun tidak sedikit pula yang betah bekerja dengan tumpukan kertas kerja yang morat-marit. Tetapi morat-marit tidak berarti Anda harus tak rapi. Anda harus tahu dengan tepat, di mana letak masing-masing surat, sekalipun meja Anda begitu berantakan.

Dok. NOVA